تهيئة وبناء النظام المحاسبي للعمل

   الأنظمة المحاسبية لا تختلف في مخرجاتها ومضمونها أي كانت، تختلف شكلا وبميزات اخرى تقدمها تكنولوجيا المعلومات، وما يميز المحاسبة والكثير  من العلوم أن مصطلحاتها موحدة، فالمحاسبة لا تختلف في الصين عن أمريكا والشرق والغرب، أهداف ومبادئ وفرضيات واحدة. 

  ومن هذا المنطلق فبناء وتهيئة النظام المحاسبي أي كان لا تختلف مع اي نظام وأتحدث هنا من وجهة نظر محاسبية لا تقنية وتمر عملية البناء بعدد من الخطوات :

خطوات بناء النظام المحاسبي :

قبل البدء بالتهيئة يجب استخدام جهاز كمبيوتر نظيف ومتناسب مع النظام المحاسبي  ويدعم برامج الأوفس ويفضل عدم تصفح الانترنت من الجهاز وتثبيت مكافح للفيروسات وتحديثه باستمرار، ويجب ان يكون المحاسب على وعي كامل بأهمية هذه المواضيع.

•  تقديم دورة للمحاسب او المستخدمين للنظام من قبل مسشتاري الشركة المقدمة للنظام
• معلومات الشركات :  إدخال اسم الشركة وشعارها وعنوانها لتظهر في رأس صفحات السندات والقيود والتقارير وكشوفات الحساب.
• العملات : إضافة العملة الرئيسية للنظام والاسعار المعادله للعملات الاخرى.
• اضافة المستخدمين للنظام.
• تحديد صلاحيات المستخدمين للنظام.

تهيئة الأستاذ العام (إدارة الحسابات ) :

اعداد الدليل المحاسبي للشركة :

هو العمود الفقري للنظام المحاسبي، او النظام المالي، وعبارة عن قائمة بجميع الحسابات التي تستخدمها الشركة او المنظمة ويتم ترميز هذه الحسابات بأرقام متسلسة ومنتظمة رئيسية وفرعية وبمستويات محددة بحسب حجم الشركة وانشطتها ويسهل عمليات التسجيل والقيد للعميات المالية وانتظام تسلسل دليل الحسابات او شجرة الحسابات ويتم تقسيم الى مجموعات بحسب نشاط الشركة، ويتكون من عدد من الحسابات الاساسية:

                          -حسابات الأصول 

                         - حسابات حقول الملكية

                         - حسابات المطلوبات

                         - حسابات الايرادات

                         - حسابات المصاريف 

 ويمكن الاطلا على المزيد عن اعداد دليل الحسابات بالتفصيل و تحميل نموذج دليل الحسابات   :

اعداد الصناديق والبنوك :

وهنا نقوم بتحديد الصناديق التي سنتعامل بها لإدارة النقدية وذلك باضافة الصناديق بدأ بالصندوق العام والصناديق الفرعية‘ واضافة البنوك بحسب الحسابات المتوفرة بحيث يضاف لكل بنك حساب.

اعداد مراكز التكلفة : 

وهي عبارة عن  وعاء خاص بإدارة او قسم او مشروع  يتم تجميع كل مصاريفه في هذا الوعاء لقياس مدى كفاءة  هذا القسم في تحقيق الأرباح بطريقة غير مباشرة .  

اعداد الأرصدة الافتتاحية : 

   وهو قيامنا بتحديد الارصدة الدفترية، للصناديق والبنوك والأصول الثابتة والعملاء الموردين والمخزون ورأس المال وحسابات جاري الشركاء ومسحبوتها والارباح المحتجزة والاحتياطيات والقروض وغيرها من حسابات المركز المالي للشركة (الموجودات والمطوبات وحقوق الملكية). على ان تتساوى الموجودات مع المطلوبات وحقوق الملكية ويقيد الفارق بينهما في العجز او الفائض سواء كان دائنا ام مدينا. 

اعداد التقارير 

وهو إعداد التقارير المراد الحصول عليها بين فترة واخرى  وهذه التقارير تتلخص بالتالي :

• تقرير كشوفات الحساب : كشوفات الحساب للصناديق والبنوك وذممم الموظفين والموردين والعملاء
• تقرير قائمة الارباح والخسائر
• تقرير ميزان المراجعة

تهيئة إدارة المخزون :

و المخزون عبارة عن مواد او سلع تامة الصنع او نصف مصنعة او مواد خام تحتفظ بها الشركة خلال فترة معينة بغرض إعادة البيع او استخدامها في خطوط الانتاج، وحساب المخزون في عائلة الاصول المتدوالة في الشركة او المؤسسة. وترتبط ادارة المخزون مع إدارة الحسابات والمشتريات والمبيعات وتتم تهيئة حسابات المخزون بالتالي:

تحديد طريقة احتساب تكلفة المخزون 

هناك عدد من الطرق لتحديد تكلفة المخزون وهي:

• طريقة الوارد اولا يصرف اولا 
• طريقة الوارد اخيرا يصرف اولا
• طريقة المتوسط المرجح 

ويجب تحديد واحدة من هذه الطرق عند تهيئة إدارة المخازن

اضافة أصناف المخزون السلعي 

وهي مجموعة الاصناف التي تتعامل بها الشركة مثلا ، مجموعة قطع الغيار واضافة جميع اصناف المخزون وهكذا بحسب اصناف المخزون للشركة.

اضافة عملة المخزون والتسعير

ادخال العملة المستخدمة للمخزون وتسعيره الاصناف

 اضافة وحدات المخزون 

سواء بوحدة الباكت ( الدرزن)  او الاوزان وذلك بحسب الاصناف المتوفرة ووحدة قياسة.

اضافة نظام الجرد المستمر او الدوري للمخزون 

توفر برامج الحسابات نظام الجرد الدوري ونظام الجرد المستمر ويحتار الكثير من المحاسبين في معرفة الفرق بينهما، واي منهما استخدم في حسابات المنشأة؟ وعلى أي اساس أختار أحدهما؟
ويعتبر نظام الجرد الدوري تقليديا عند مقارنته بالجرد المستمر الأكثر حداثة والي يتوافق مع الطريقة الأمريكية في الحسابات، ولكن توجد العديد من الصعوبات في استخدام الجرد المستمر في كل المؤسسات وخصوصا الكبيرة وذات الأصناف المتعددة حيث يصعب السيطرة على المخزون.

تهيئة المشتريات والمبيعات

وتتطلب اضافة الموردين والعملاء وبيانات التوريد وفواتير الشراء وفواتير المبيعات وغيرها من المدخلات للنظام المحاسبي لاتمام الدورة المستندية كاملة للمبيعات.