يتم جرد الخزينة او الصندوق اما بجرد دوري او جرد مفاجئ، ويكون هدف الجرد مطابقة الأرصدة الدفترية مع الارصدة الفعلية، وتبدأ العملية بتوجيه او قرار المدير المالي / المدير التنفيذي بتشكيل لجنة للجرد، وغالبا ما يكون اعضائها محاسب من قسم الحسابات او رئيس قسم الحسابات ومن يكلف وبحضور ومندوب ادارة المراجعة الداخلية ومن يكلف بموجب القراروتبدأ مهمة اللجنة بالتالي:
- فرز العملات والنقود بحسب الفئات.
- عد النقود بما فيها النقدية التالفة لكافة.
- تسجيل النقدية بحسب الفئات الموجودة في مسودة المحضر من مقرر اللجنة كالمثال التالي:
الريال السعودي:
فئة 500 ريال : مبلغ .......................... فئة 200 ريال : مبلغ ........................
فئة 100 ريال : مبلغ ........................ فئة 50 ريال : مبلغ.........................
فئة 20 ريال : مبلغ ......................... فئة 10 ريال : مبلغ.......................
فئة 5 ريال : مبلغ ........................ فئة واحد ريال : مبلغ .....................
فئة 5 ريال : مبلغ ........................ فئة واحد ريال : مبلغ .....................
النقود التالفة : مبلغ ............................................................................................
اجمالي النقدية من الريال السعودي في الخزينة :.........................................................
ويتم فرز وعد النقدية لكل العملات حسب المثال أعلاه لجميع العملات المتوفرة، بالخزينة، الدولار الامريكي، اليورو وغيرها من العملات.
- كتابة محضر الجرد بعد عد النقدية واعادتها للخزينة ويكون نموذج الجرد كالتالي:
محضر جرد الخزينة
انه في يوم ..................... الموافق ............... تم جرد خزينة ............................... التي بعهدة ............................. وبحضور كلا من :
الإسم الوصف الوظيفي الصفة
- ....................... .................. رئيس اللجنة
- ....................... ...................... عضو
- ....................... ...................... عضو
وبحضور ممثل إدارة المراجعة السيد :..................................... وكانت نتاج الجرد كالتالي:
1- العملات النقدية الورقية والمعدنية لعملة ..................
500
200
100
50
20
10
5
1
العملات المعدنية
النقدية التالفة
اجمالي النقدية :................................................................................................
2- العملات النقدية والورقية لعملة ............
(ويتم عمل جدول كالسابق ...)
وكان اجمالي النقدية لكل العملات كالتالي:
العملة الرصيد الفعلي في الخزينة الرصيد الدفتري في يومية الخزينة الرصيد في النظام المحاسبي العجز (الزيادة)
......... ............................. .......................................... .................................. ................
......... ............................. .......................................... .................................. ................
هذا وقد تم اعادة النقدية كاملة الى الخزينة بعد عدها. ومنها مبلغ (..............) تالف .
الاسم والتوقيع :
أمين الخزينة عضو اللجنة عضو اللجنة رئيس اللجنة ممثل إدارة المراجعة الداخلية
......... ............................. .............................. .................................. ................
وبعد التوقيع يتم رفع المحضر للمدير التنفيذي، ومعه ملاحظات اللجنة وايضا توصياتها لمعالجة العجز او الزيادة في الخزينة.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق