إجراءات جرد وإهلاك الأصول الثابتة ونماذج الجرد

   للأصول الثابتة  قيمة عالية وبالتالي اولتها المحاسبة أهمية خاصة وهي في الترتيب الأول في دليل الحسابات، وهي عبارة عن الممتلكات الملموسة للشركة او المنشاءة التي لا تباع بصورة مباشرة للمستهلك ولكنها أصول تستخدم في عمليات تنفيذ الشركة لأنشطتها وبصورة أخرى اكثر وضوحا، تعتبر المعدات والالات المستخدمة في عمليات الانتاج في الشركة الصناعية هي الاصول الغير متداولة اضافة الى  الاراضي والمباني المقام عليها المصنع إذا كانت مملوكة للشركة .
 ويعتبر ضمن الأصول الثابتة، أي من الممتكات التي يصعب تحويلها الى نقد بصورة سريعة وعلى رأسها الأراضي والمباني والسيارات والمعدات والآلات واجهزة الكمبيوتر والطابعات والاثاث المكتبي والعدد والأدوات، وتسمى الأصول الثابتة  بالموجودات غير المتداولة او الأصول غير المتداولة.

لماذا جرد الأصول الثابتة نهاية كل سنة مالية ؟

  بما أن الهدف لأي شركة او منشاءة قائمة، هو تحقيق الربح، ومن أجل ان يعرف الملاك مدى تحقيق شركتهم هذا الهدف فإنه يلزم تتبع حالة هذه الاصول المستخدمة في تحقيق هدف الشركة الأساسي، وبالتالي القيام بعملية الجرد والتقييم للأصول الثابتة للشركة وإهلاكها، لبيان قائمة المركز المالي بصورة عادلة. 
  فعندما تهمل الشركة اعتبار الأصول الثابتة وتوزيع الارباح قبل اهلاك الاصول فإن هذه الشركة مهددة بعدم الاستمرار، فعندما تتلف جميع الألات والمعدات كيف يمكن تعويضها؟
وقبل نهاية السنة المالية يتم اعلان الاستنفار في الإدارة المالية وبالتحديد في قسم الحسابات، فيتم الاعداد والاستعداد للبدء بإعداد الحسابات الختامية للشركة، وفي اطار الإجراءات لإعداد ذلك يجب القيام بجرد الاصول والتحقق منها ومطابقتها مع القيمة الدفترية. وقد سبق واشرنا لذلك في تدوينة سابقة يمكن مطالعتها : 

اعداد الحسابات الختامية والقوائم المالية

خطوات وإجراءت جرد الأصول الملموسة:

• يصدر المدير التنفيذي  بتشكيل لجنة  للإشراف على عمليات جرد الاصول الثابتة وتشكيل اللجان الفرعية على مستوى الفروع والمكاتب وعلى ان يكون على رأس اللجنة مدير الحسابات ومدير  الرقابة.
• يتم تشكيل اللجان الفرعية لجرد الموجودات الثابتة ، ويكون احد اعضائها من قسم الحسابات .
• يفضل ان تعقد لجان الجرد الفرعية إجتماعا لاعداد الخطط الزمنية،  لعمليات الجرد للأصول.
• تباشر  اللجان عملية الجرد  للأصول عن طريق المرور بكل قسم من اقسام الشركة ويتم لصق كود على كل أصل فيه رقم كود الأصل الثابت وسنة الجرد، وتسجيل الأصول في نموذج كشف الجرد للأصول (مرفق أدناه للتحميل بصيغة ورد)   وبيان حالة الأصل (جديد او مستخدم او تالف ) ويتم المصادقة مع المتعهد بتوقيعه على كشف جرد الأصول في مكتبه (مثلا عندما تقوم اللجنة بجرد مكتب مدير الحسابات يتم عمل كشف خاص بالمكتب  وتسجيل جميع الاصول من كمبيوترات وطابعات واثاث وتكويدها ثم مصادقة مدير الحسابات على كشف الجرد) .
•  يلتزم اعضاء اللجان بالتوقيع على كل كشف من كشوفات الجرد وتوقيع حافظة الحضور والانصراف للجنة.
  
• تقوم لجان الجرد بمطابقة الجرد الفعلي مع الرصيد الدفتري لكل قسم ومكتب،  وبيان الزيادة او النقص والرفع بتوصيات تخص المعالجات لذلك.
• تقوم لجنة الاشراف على جرد الاصول  والتأكد من سلامة عملية الجرد وعدم وجود تعديلات على اوراق العمل  واكتمال موافقة اعضاء اللجنة وتوقيعهم على سجلات الجرد اضافة الى مصادقة وتوقيعات المتعدين على السجلات.
• تجتمع  لجنة الاشراف على الجرد وتقوم بدراسة وتفنيد الفروقات بالزيادة او النقص والرفع بالتقرير النهائي لعملية الجرد بتوصيات للإدارة بشأن النقص  في الأصول .
• تقوم الادارة باعتماد الجرد والتوجيه لإدارة الحسابات بإعداد الاهلاك للأصول وفقا للطريقة المعتمدة في اللائحة المالية للشركة، وبحسب النسب المقره والمتوافقة مع النسب المحددة لإهلاك الإصول في قانون الضرائب، وغالبا ما تكون نسب الاهلاك ب20% لكل أصل.

اهلاك الأصول الثابتة :

   لتظهر قائمة المركز للشركة بصورة عادلة يتم اهلاك الاصول بتوزيع قيمة الاصل على سنوات عمره الانتاجي، وذلك بغرض تحديد النقص في عمره وقيمته وتحميل السنة المالية بما يخصها من قيمة الأصل، وخفض هذه القيمة من الارباح، وبالتالي تخفيض ضرائب الارباح الرأسمالية عن الشركة، لهذا السبب تحرص قوانين الضرائب على تحديد نسب الأهلاك للأصول وافتراض عمر انتاجي لكل أصل، ويجب أن تلتزم الشركات بنسب الاهلاك، حتى لا يحدث تهرب ضريبي.

طرق حساب اهلاك الاصول الثابتة:

• طريقة القسط الثابت 
• طريقة القسط المتناقص
• طريقة معدل الأهلاك لساعات التشغيل
  
• معدل اهلاك سنوات الانتاج
• طريقة اعادة التقدير

وغالبا ما يتم استخدام طريقة القسط الثابت بالمعادلة : تكلفة الاصل * نسبة الإهلاك 

المعالجة المحاسبية لإهلاك الأصول الثابتة :

لنفترض أنه تم شراء سيارة للمدير العام للشركة بقيمة 30,0000 دولار امريكي  في تاريخ 1 يوليو 2020 ويتم الاهلاك بطريقة القسط الثابت ونسبة الإهلاك بحسب القانون 20% .

اثبات شراء السيارة : 

 30000 من حساب: الأصول (سيارة المدير العام)

 30000 الى حساب: البنك 

شراء سيارة المدير العام بشيك رقم (...) 

قيد اهلاك السيارة بطريقة القسط الثابت في 31 ديسمبر 2020:

اولا نحتسب قسط الإهلاك = 30000 * 20%  * 6/ 12 = 3000$  (تاريخ الشراء 1 يوليو2020 يعني انه تم استخدام السيارة لمدة 6 اشهر).

 3000 من حساب :مصاريف اهلاك السيارات 
3000 الى حساب : مجمع اهلاك السيارات 
قيد اهلاك سيارة المدير العام في 31 ديسمبر 2020 .

3000 من حساب: مجمع اهلاك السيارات 

3000 الى حساب : الاحتياطي الرأسمالي 

تحميل نماذج جرد الأصول الثابتة :

لتحميل نماذج جرد الاصول وإعادة قولبتها بشعار الشركة واضافة او تعديل البيانات بحسب ما تراه مناسبا ويخدم عملية الجرد وتقاريرها :

• تحميل نموذج سجل الجرد للأصول الثابتة بصيغة ورد  : تحميل
• تحميل نموذج تقرير الجرد للموجودات الثابتة بصيغة ورد : تحميل
• تحميل نموذج التقرير النهائي لجرد الاصول بصيغة ورد : تحميل
• تحميل حافظة حضور وانصراف لجان الجرد بصيغة ورود : تحميل