خطوات الدورة المستندية للمدفوعات والمشتريات والمبيعات والمخازن

  الدورة المستندية هي المرحلة الأولى من مراحل الدورة المحاسبية، وهي تمثل الخطوات او المراحل التي يسير فيها المستند او النموذج بدء بكتابته من الجهة الطالبة، ومروره بالادارات المختصة في الشركة، والتي تتحقق من المستند ومرفقاته وتقدم رأيها عليه، وبموجب هذا الرأي تبني الادارة التالية رأيها على المستند، وأهمية التحقق من المستند لأنه الأساس في بناء الحسابات، وبعد مرور المستند بكافة الادارات اللازمة يصل المستند، لصاحب الصلاحية او المدير التنفيذي وهو محمل بكافة المعلومات اللازمة لاصدار قرار سليم، تتشارك فيه كافة الادارات في الشركة وهو ما يعني اصدار قرار جماعي. 

وحركة هذا المستند بين الادارات المختلفة يحدد العلاقة بين تلك الادارات لتنفيذ نشاط معين، ويتم استخدام العديد من النماذج والسجلات في الدورة المستندية.

أنواع الدورة المستندية:

• الدورة المستندية للمدفوعات 
• الدورة المستندية للمقبوضات 
• الدورة المستندية للمبيعات
• الدورة المستندية للمشتريات المباشرة
• الدورة المستندية الخاصة بالمخازن

والخطوات التالية للدورات المستندية يمكن تطبيقها على الشركات الصغيرة.

خطوات الدورة المستندية للمدفوعات :

 تمر الدورة المستندية للمدفوعات بالعديد من الخطوات أهمها :

1. تحرير طلب الصرف ومبررات الصرف والتوقيع عليه من الجه الطالبة. (نموذج طلب الصرف)
2.  أخذ رأي الإدارات المختصة و الإدارة المالية  (نموذج طلب الصرف) و التحقق المستند ومن مطابقة محتويات المرفقات مع طبيعة الطلب في حال الصرف المباشر.
3. اعتماد المدير العام  (نموذج طلب الصرف)  نقدا او شيك.
4. إصدار أمر الصرف الآلي من النظام  المحاسبي (الحسابات) /نقد او شيك.
5. اعتماد أمر الصرف الآلي من الإدارة المالية/ نقدا او شيك .
6. استلام المبلغ النقدي من الصندوق والإقرار بالاستلام على أمر الصرف الآلي.
7. تصوير الشيك بعد اعتماده من المدير العام والإقرار باستلامه على سند الصرف الآلي او الصورة ثم أرشفة السند الآلي في أرشيف الحسابات.
8. إعداد الحركة اليومية للصندوق ( أمين الصندوق وفق نموذج حركة الصندوق) واعتمادها  من الإدارة المالية  والمدير العام.
9. أرشفة حركة الصندوق اليومية في أرشيف الحسابات وصورة من الحركة عليها استلام الحسابات للأصل في أرشيف الصندوق.

خطوات الدورة المستندية للمقبوضات :

وتمر الدورة المستندية للمقبوضات بالمراحل التالية:

1. عند قبول العميل عرض الأسعار المقدمة من قبل إدارة الشركة ثم البدء بتقديم الخدمة تقوم  الإدارة المالية بتحرير مذكرة مطالبة للعميل بالسداد .
2. يقوم العميل بالسداد ويتم تحرير سند قبض من أصل و3 صور، الأصل  يسلم للعميل الذي قام بتوريد النقدية او الشيكات. الصورة الأولى – ترسل إلى إدارة الحسابات الصورة الثانية – ترسل إلى إدارة المبيعات و تحفظ في ملف العميل للمتابعة. الصورة الثالثة – تحفظ بالدفتر.
3. و في نهاية اليوم يقوم امين الصندوق بالتأكد من تسجيل جميع سندات القبض  وسندات الصرف في كشف حركة الصندوق و إرفاق جميع المستندات بالكشف و تسليمها لإدارة الحسابات.

 خطوات الدورة المستندية للمشتريات المباشرة:

خطوات  الدورة المستندية للمشتريات الصغيرة كالتالي:

1. تحرير طلب الشراء موضحا فيه مبررات الشراء. (نموذج طلب الشراء)
2. إبداء الإدارات المختصة و رأي الإدارة المالية.  (طلب الشرا) او لجنة المشتريات، وحسب ما تقضيه اللوائح.
3. اعتماد المدير العام وإصدار امر الشراء (نموذج طلب الشراء)
4. الالتزام بلائحة المشتريات عند الشراء حسب السقف المحدد للشراء المباشر او طلب عروض اسعار او المناقصة المحدودة او المناقصة العامة.
5. تقديم طلب عهدة المشتريات حسب إجراءات الصرف، او الصرف المباشر للمورد حسب العقد.
6. توريد المشتريات للمخازن /للجهة الطالبة   وفحصها ثم إعداد إذن توريد /استلام (نموذج التوريد ألمخزني).

الدورة المستندية للمخازن:

وتمر الدورة المستندية للمخازن بالخطوات التالية:

1. تحديد طريقة احتساب تكلفة المخزون، او بحسب ما تقضية اللوائح بالطريقة المستخدمة  وهذه الطرق ، الوارد أولا صادر أولا، الوارد اخيرا صادر اولا ، طريقة المتوسط المرجح  وطريقة التمييز الفعلي. 
2. تحرير طلب صرف مخزني موقع من الجهة الطالبة واعتماده من الإدارات  المخولة . (نموذج طلب الصرف ألمخزني)
3. إصدار أمر الصرف ألمخزني الآلي واعتماده. (نموذج أمر الصرف اليدوي او الآلي)
4. الإقرار باستلام الكميات من المخازن. (نموذج أمر الصرف المخزني)
5. إعداد حركة المخزون (نموذج حركة المخزون)
6. إعداد بطاقة الصنف للمخزون. (نموذج بطاقة الصنف)
7. إعادة الطلب من قبل أمين المخازن للأصناف القريبة من النفاد.

خطوات الدورة المستندية للمبيعات:

وتتمثل اهم الخطوات للدورة المستندية للمبيعات كالتالي:

1. استلام البضاعة من المخازن .
2. تحرير فاتورة المبيعات وتسليم الأصل للعميل.
3. يتم إرسال صورة للحسابات ( إذا كانت نقدية يتم إدراجها ضمن كشف حركة الصندوق وإذا كانت أجلة يتم إدراج صورة وقيدها على العميل ).
4. تبقى صورة من الفاتورة  في دفتر المبيعات.
5. عدم الخلط بين الايرادات والمصروفات من قبل الموزعين.

وهذه الخطوات للدورة المستندية بأنواعها تعطي فكرة لحركة المستند في الشركة، ويمكن تعديلها وتطويرها  بحسب الشركة وحجمها ونشاطها، ولما فيها بناء قاعدة سليمة للحسابات.