خطوات لفرض الرقابة المالية على مشروعك الخاص وإدارته عن بعد ومنع الاختلاس

     تريد البدء في مشروعك الخاص، ولكن لست متفرغ لإدارته، وتخشى من اختلاس أموالك من قبل العاملين فيه!
  لا داعي للقلق سأدون هنا خطوات لتحقيق الرقابة المالية الفعالة على مشروعك التجاري  الجديد -او القائم- واكتشاف اي عملية اختلاس بسهولة وبنفس اليوم.

 أولا : اختيار  مشرف على المشروع تثق به كل الثقة، ويمتاز بصفات استثنائية أهمها:

      1- المهنية.
      2- الذكاء والفطنة .
      3- الحماس والاقتناع بفكرة المشروع.
      4- القدرة على الابتكار وحل المشاكل.
      5- الخبرة في إدارة أنشطة سابقة او عمل فيها.
      6- توفير ضمانة تجارية وتوصية من شخصية اعتبارية .

عليك ان تكون صادقا مع المشرف على مشروعك وتقوم بالخطوات التالية:
     أ. الاتفاق على الراتب الشهري المجزي .
     ب. تحديد نسبة من الأرباح للمشرف (موصى بها).
     ت. كتابة عقد العمل وتدوين كل الشروط والاحكام اللازمة في العقد.
     ث. بعد توفيره الضمانة تقوم بجرد الأصول والمخزون معه بحضور طرف ثالث وعمل استلام بالجرد من طرفه.
     ج. تعيين عمال آخرين حسب الحاجة بعد توفيرهم للضمانات الكافية.
      

 ثانيا: بناء نظام محاسبي إلكتروني للمشروع وتهيئته حسب نشاط المشروع

    أ.   قيد كامل الاصول في النظام المحاسبي.
    ب. ادخال بيانات المخزون للنظام.
     ت. تقييد الصلاحيات في النظام المحاسبي حيث لا يطلع مشرف المشروع والعمال على تقارير النظام.
    ث. تدرب صاحب المشروع على استخدام النظام المحاسبي والاطلاع على التقارير (يمكن الاطلاع أون لاين).
    ت. قيد مصروفات المشروع في النظام أولا بأولا (المصروفات اليومية ) ومراقبتها يوميا .
    ج. البيع بنظام الباركود.
    ح. موافقة صاحب المشروع على طلبات الشراء واطلاعه عليها ومن اي مورد سيتم الشراء  (يمكن تصوير الطلب وإرساله واتساب         للموافقة عليه).
    د. إدخال فواتير المشتريات النقدية والآجلة يوميا دون تأجيل  تحت اي ظرف.
    ذ. من خلال تقاير النظام يمكنك معرفة نتيجة النشاط.
     ( المخزون - المبيعات -مردودات المشتريات + المشتريات + مردوادات المبيعات  - المصروفات =.......... ) 
   ر. التحقيق في العجز او الزيادة الجوهري وأين مصدره: 
              -هل هناك خطأ في ادخال فواتير المشتريات؟
              - هل هناك مردودات مبيعات لم تسجل ؟

              - هل هناك مصروفات لم تسجل؟
               ............ الخ
      يجب ان تتم هذه العملية يوميا من قبل محاسب المشروع أو من قبل صاحب المشروع او من قبل من يكلف بهذا وارسال النتيجة لمن يهمه الأمر، ويلزم عدم التسامح مع أي تقصير متعمد او ناتج عن اهمال.
    ز. فتح حساب بنكي باسم المشروع وتوريد النقديه إليه يوميا او اسبوعيا.
   س. استخدام الانترنت المصرفي في عمليات الشراء.
   ش. ارشفة كامل العمليات المالية أولا بأول وسهولة الوصول اليه في أي لحظة (الفواتير مع طلبات الشراء -المصروفات ... الخ)

ثالثا : عمل كاميرات المراقبة وتحديد صلاحية الوصول إليها من صاحب المشروع أو من يكلفه.

  ويمكن الاطلاع ومراقبة المحل عن بعد (اون لاين) ويعتبر ارشيف الكاميرا وثيقة هامة يمكن الرجوع إليه عند الحاجة.

رابعا: تفعيل نظام الحوافز والمكافأة والترفيه:

يعتبر الكادر البشري أهم أصول المشروع وعليه يلزم التالي:

           أ. عمل حافز شهري حسب الانجاز.
           ب. اعتماد نظام الاجازات المدفوعة.
           ت. لوحة الموظف المثالي.
           ج. الترفيه (عمل نشاط ترفيهي كل ثلاثة أشهر على الأقل).
           ح. تعزيز روح الفريق الواحد وحل أي اشكالات بين العمال بشكل سريع.
            خ. عدم تأجيل الراتب الشهري للعمال عن موعده تحت اي ظرف.

خامسا: إعداد القوائم المالية السنوية وصرف نسبة الأرباح لمشرف المشروع مباشرة.

خاتمة : " في التجارة تسعة أعشار الرزق "  فالمسافة بين صناع المؤسسات والناس العاديين خطوة واحدة،  هي المغامرة والاقدام بعد استيفاء كل الشروط اللازمة لبدء مشروع ناجح او انجاز صفقة رابحة. 

(الرسم في الصورة  من المرفقة من موقع  Pngtree)
مدونة هُموم